Warszawa, 15.02.2023 r.
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT PRZEPROWADZENIA
AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO
Zapraszamy do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 14 000 euro netto na wykonanie audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, z siedzibą w Warszawie, al. Jana Pawła II 13, zwanym dalej „PFRON”.
Jednocześnie informujemy, że zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych oferentów oraz umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego oraz czasopisma „Nowe Nasze Sprawy”.
- Zamawiający – Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych, ul. Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa
II Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego dofinansowania udzielonego przez PFRON w ramach umowy nr nr ZZB/000677/BF/D z dnia 24 maja 2021r.. na realizację projektu pod nazwą „Opracowywanie i wydawania portalu i czasopisma „Nowe Nasze Sprawy” – Magazyn Informacyjny Osób Niepełnosprawnych”.
III. Termin realizacji zamówienia: do 31 marca 2023 r.
- Cel audytu zewnętrznego:
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
- Dane dotyczące audytowanego projektu:
Okres realizacji projektu: od 01.04.2022 do 31.03.2023 r.
Wartość projektu: 632 230,46 zł.
- Zakres audytu zewnętrznego:
- Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
- W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych. Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
- weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
- weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
- weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
- o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
VII. Wymagania wobec audytora lub podmiotu przeprowadzającego audyt:
- Audyt powinien być wykonany przez podmiot, który posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności - stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
VIII. Wymogi wobec protokołu z audytu
Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty audytem zewnętrznym,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie,
- wszystkie strony raport/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
IX.Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej i umieścić w zabezpieczonej kopercie opisanej w następujący sposób: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres Wykonawcy, z dopiskiem „dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: wykonanie audytu zewnętrznego”.
X. Opis kryteriów i sposób dokonywania oceny oferty
Wybór oferty najkorzystniejszej dokonany zostanie na podstawie następującego kryterium – cena 100%. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu wagą (100%).
Sposób przyznania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena oferty najtańszej
Cbad – cena oferty badanej
100 – współczynnik stały
XI. Miejsce i termin składania ofert
Ofertę należy przesłać na e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. oraz złożyć w formie pisemnej wraz z pozostałymi dokumentami do dnia 01.03.2023 r. do godziny 15.00
w sekretariacie Krajowego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych, ul. Gałczyńskiego 4, 00-953 Warszawa
Oferta przesłana po tym terminie nie będzie rozpatrywana.
W razie pytań prosimy o kontakt mailowy (Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) lub telefoniczny – Ryszard Rzebko 601 414 460.
XII. Wybór oferty
1.O wyborze oferty Zamawiający powiadomi Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
- Niniejsze zapytanie ma formę porównania ofert. Nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie daje żadnemu z oferentów prawa roszczenia udzielenia zamówienia.
XIII. Warunki płatności: przelewem na konto w terminie 7 dni, po zaakceptowaniu protokołu z audytu i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury.
Hubert Pora
Prezes Zarządu KZRSIiSN
Do pobrania:
