Zaproszenie do składania ofert na audyt zewnętrzy programu realizowanego przez KZRSIISN

 

Jednocześnie informujemy,  że zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy  Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych oferentów oraz umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego oraz czasopisma „Nowe Nasze Sprawy”.

I. Zamawiający – Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych, ul. Gałczyńskiego 4, 00-953 Warszawa

II  Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego dofinansowania udzielonego przez  PFRON w ramach umowy nr  ZZB/000305/BF/D z dnia 1 lipca 2014 r., aneks nr 2 z dnia 22 maja 2015 r. na realizację projektu pod nazwą „Opracowywanie i wydawania czasopisma i portalu internetowego „Nowe Nasze Sprawy” – Magazyn Informacyjny Osób Niepełnosprawnych”.

III. Termin realizacji zamówienia: do 25 marca 2016 r.

IV. Cel audytu zewnętrznego:

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

V. Dane dotyczące audytowanego projektu:

Okres realizacji projektu: od 01.04.2015 do 31.03.2016 r.

Wartość projektu: 441 133,90 zł.

VI. Zakres audytu zewnętrznego:

  1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
  2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:

1)    księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,

2)    dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,

3)    zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

  1. Audyt obejmuje w szczególności:

1)    weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:

  1. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
  2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
  3. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
  4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
  5. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
  6. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),

2)    weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,

3)    weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),

4)    weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,

5)    o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.

6)    weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,

7)    weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,

8)    sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

  1. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).

VII. Wymagania wobec audytora lub podmiotu przeprowadzającego audyt:

  1. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:

1)    dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,

2)    posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),

3)    posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,

4)    posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.

  1. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
  2. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1)    wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

2)    wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

3)    potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

  1. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
  2. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
  3. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:

1)    posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,

2)    jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

3)    osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,

4)    w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,

5)    jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,

6)    jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,

7)    z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

  1. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
  2. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności - stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.

VIII. Wymogi wobec protokołu z audytu

Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.

  1. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

1)    datę sporządzenia raportu/sprawozdania,

2)    nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,

3)    nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,

4)    nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,

5)    całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,

6)    termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,

7)    imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,

8)    termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,

9)    okres objęty audytem zewnętrznym,

10) cel audytu zewnętrznego,

11) zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,

12) podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,

13) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,

14) ustalenia stanu faktycznego,

15) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,

16) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,

17) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,

18) podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie,

19) wszystkie strony raport/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

IX. Sposób przygotowania oferty

Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej i umieścić w zabezpieczonej kopercie opisanej w następujący sposób: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres Wykonawcy, z dopiskiem „dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: wykonanie audytu zewnętrznego”.

X. Opis kryteriów i sposób dokonywania oceny oferty

 

Wybór oferty najkorzystniejszej dokonany zostanie na podstawie następującego kryterium – cena 100%. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu wagą (100%).

Sposób przyznania punktacji za spełnienie kryterium:

((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena oferty najtańszej

Cbad – cena oferty badanej

100 – współczynnik stały

 

XI.  Miejsce i termin składania ofert

Ofertę należy przesłać na e-mail Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. oraz złożyć w formie pisemnej wraz z pozostałymi dokumentami złożyć do dnia 29.02.2016 r. do godziny 15.00

w  sekretariacie Krajowego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych, ul. Gałczyńskiego 4, 00-953 Warszawa

Oferta przesłana po tym terminie nie będzie rozpatrywana.

W razie pytań prosimy o kontakt mailowy ( Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. ) lub telefoniczny – Ryszard Rzebko 601 414 460.

XII. Wybór oferty

1.O ewentualnym wyborze oferty Zamawiający powiadomi Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

2. Niniejsze zapytanie ma formę porównania ofert. Nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie daje żadnemu z oferentów prawa roszczenia udzielenia zamówienia.

 

XIII. Warunki płatności: przelewem na konto w terminie 7 dni, po zaakceptowaniu protokołu z audytu.

 

 

Załącznik do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”

 

 

Oświadczenie o bezstronności i niezależności

 

 

Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu (tytuł zadania/projektu) ........................................................... ............................................................................................................................... realizowanego na podstawie umowy numer (numer umowy nadany przez PFRON) ............................................................................... z dnia................................... przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) .......................................................... ...............................................................................................................................

ja (imię i nazwisko) .................................................................................................

jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:

1)  nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,

2)  nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

3)  nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,

4)  w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,

5)  nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,

6)  nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,

7)  nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

8)  nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

 

...........................................................................................................

(podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)

 

............................................................................................................

(data i miejsce)

 

 

NEWSLETTER