|
Warszawa, 14.02.2020 r.
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT PRZEPROWADZENIA
AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO
Zapraszamy do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 14 000 euro netto na wykonanie audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, z siedzibą w Warszawie, al. Jana Pawła II 13, zwanym dalej „PFRON”.
Jednocześnie informujemy, że zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych oferentów oraz umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego oraz czasopisma „Nowe Nasze Sprawy”.
I. Zamawiający – Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych, ul. Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa
II Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego dofinansowania udzielonego przez PFRON w ramach umowy nr ZZB/000500/BF/D z dnia 25 lipca 2018 r., aneks nr 1 z dnia 30.05.2019 r. na realizację projektu pod nazwą „Opracowywanie i wydawania czasopisma i portalu internetowego „Nowe Nasze Sprawy” – Magazyn Informacyjny Osób Niepełnosprawnych”.
III. Termin realizacji zamówienia: do 31 marca 2020 r.
IV. Cel audytu zewnętrznego:
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
V. Dane dotyczące audytowanego projektu:
Okres realizacji projektu: od 01.04.2019 do 31.03.2020 r.
Wartość projektu: 488 052,48 zł.
VI. Zakres audytu zewnętrznego:
- Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
- W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
1) księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
2) dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
3) zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności:
1) weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2) weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3) weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4) weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5) o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
6) weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
7) weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
8) sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
VII. Wymagania wobec audytora lub podmiotu przeprowadzającego audyt:
- Audyt powinien być wykonany przez podmioty, który posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
1) dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
2) posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
3) posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
4) posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
1) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
2) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
1) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
2) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
3) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
4) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
5) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
6) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
7) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności - stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
VIII. Wymogi wobec protokołu z audytu
Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1) datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2) nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3) nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4) nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5) całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6) termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8) termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9) okres objęty audytem zewnętrznym,
10) cel audytu zewnętrznego,
11) zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12) podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14) ustalenia stanu faktycznego,
15) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18) podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie,
19) wszystkie strony raport/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
IX. Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej i umieścić w zabezpieczonej kopercie opisanej w następujący sposób: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres Wykonawcy, z dopiskiem „dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: wykonanie audytu zewnętrznego”.
X. Opis kryteriów i sposób dokonywania oceny oferty
Wybór oferty najkorzystniejszej dokonany zostanie na podstawie następującego kryterium – cena 100%. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu wagą (100%).
Sposób przyznania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena oferty najtańszej
Cbad – cena oferty badanej
100 – współczynnik stały
XI. Miejsce i termin składania ofert
Ofertę należy przesłać na e-mail
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
oraz złożyć w formie pisemnej wraz z pozostałymi dokumentami do dnia 02.03.2020 r. do godziny 15.00
w sekretariacie Krajowego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych, ul. Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa
Oferta przesłana po tym terminie nie będzie rozpatrywana.
W razie pytań prosimy o kontakt mailowy (
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
) lub telefoniczny – Ryszard Rzebko 601 414 460.
XII. Wybór oferty
1.O wyborze oferty Zamawiający powiadomi Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
2. Niniejsze zapytanie ma formę porównania ofert. Nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie daje żadnemu z oferentów prawa roszczenia udzielenia zamówienia.
XIII. Warunki płatności: przelewem na konto w terminie 7 dni, po zaakceptowaniu protokołu z audytu.
Prezes Zarządu
Jerzy Szreter
Załącznik do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”
Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu (tytuł zadania/projektu) ........................................................... ............................................................................................................................... realizowanego na podstawie umowy numer (numer umowy nadany przez PFRON) ............................................................................... z dnia................................... przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) .......................................................... ...............................................................................................................................
ja (imię i nazwisko) .................................................................................................
jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:
1) nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
2) nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
3) nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
4) w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
5) nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
6) nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
7) nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
8) nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.
...........................................................................................................
(podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)
............................................................................................................
(data i miejsce)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|
